¡Llega el día! Ahora toca convertir el evento en una experiencia única

El mundo de la organización de eventos Náuticos ha cambiado mucho este último año y seguirá cambiando con el paso del tiempo. Actualmente, las reglas clásicas de protocolo y los conocimientos básicos para organizar un evento no son suficientes para que este tenga éxito.

Así que habrá que ponerse al día en nuevas técnicas, propuestas y estrategias para poder llevar a cabo un evento perfecto.

Algunas de las tareas principales que incluye la organización de eventos son desarrollar el presupuesto, seleccionar y reservar el espacio donde se realizará el encuentro, tramitar los permisos y las autorizaciones necesarias, supervisar todo el tema de logística, servicios gastronómicos, alojativos…etc. Todas estas tareas serán diferentes en cada ocasión, ya que en todos ellos debemos adaptarnos a los deseos del cliente y satisfacer sus necesidades.

Pasos para organizar un evento como acción de marketing


Determinar los objetivos. Lo principal es preguntarnos qué queremos conseguir y cuál es la razón por la que organizamos el evento. Los eventos tienen una gran capacidad de comunicación, por esto es importante tener claro qué queremos transmitir y cuál es nuestra meta. Además, también es fundamental saber quién es nuestro público objetivo y cómo nos dirigiremos a él. Por ejemplo, los Atlantic Games el próximo año 2022.


Seleccionar una fecha, un lugar de celebración. Es recomendable que la fecha fijada no coincida con festividades, ya que así nos asegura un mayor nombre de asistentes. Además, diferentes estudios demuestran que los mejores meses del año para realizar eventos son mayo, junio, octubre y noviembre. El lugar de celebración debe coincidir con los gustos y los valores de la marca, si se trata de una acción de marketing. En el caso que sea un evento para un ayuntamiento, como un evento en aguas interiores, por ejemplo, deberíamos adaptar el lugar a sus preferencias y necesidades.

Por ejemplo, el Portomarín “Novo I Base Acuática do Camiño Francés”.


Establecer un calendario de trabajo. Es recomendable anotar en un calendario datos como las actividades que se llevaran a cabo cada hora, el listado de los deportistas y entrenadores que van a asistir, así como establecer un plan de necesidades.


Marcar la diferencia. Realizar una experiencia única. Todo debe influir, el lugar o los lugares, las invitaciones, el espacio elegido “Spot”, entre otros. ¡Cada detalle cuenta!


Tener claro el presupuesto y disponer de un margen de maniobra, por si surge cualquier problema.


Enviar las invitaciones pertinentes y hacer un seguimiento de ellas. Además, también es importante fijar una fecha límite de confirmación de asistencia, para poder tener todo preparado días antes y con los mínimos cambios de última hora. (Administración, Organismos, Prensa, etc.).


Promocionar el evento: Utilizar el poder de redes sociales y las herramientas de la comunicación 2.0. (La importancia de tener Community Manager … imprescindible para que tu evento o negocio haga una buena gestión de las redes sociales,).


No improvises

Debes estar preparado para resolver situaciones inesperadas, pero lo ideal es prepararse para la mayor cantidad posible de escenarios. Así estarás listo cuando cualquiera se presente e improvisarás lo menos posible.

Es fundamental tener un plan de contingencia claro y definido, es decir, ser consciente de que si algo no funciona como habíamos imaginado, necesitamos reaccionar y tener bien claro un plan B.

Es recomendable tener planes de respaldo, especialmente para aquellos elementos principales, como el personal de seguridad, los encargados del sonido, los jueces e incluso los deportistas.


Usa listas de chequeo

Las checklist son muy útiles en la organización de eventos deportivos, porque ayudan a ver de manera muy concreta qué tareas deben realizarse, cuáles se han realizado efectivamente y cuáles están pendientes.


Muy importante es realizar un seguimiento en varios ámbitos. Por ejemplo, es importante saber cómo fue valorado el evento por los participantes.

También es fundamental hacer seguimiento a los patrocinadores, para verificar si están satisfechos con los resultados obtenidos y alimentar la relación laboral.


Pide ayuda

Si no tienes experiencia en la organización de eventos deportivos, pide ayuda a especialistas. Confiar en alguien que sabe cómo moverse en este tipo de situaciones, tiene los contactos que tus eventos necesitan y puede asegurarte una buena afluencia de público, y que se convierta en un éxito.

Obtendrás mejores resultados y aprenderás mucho más si te apoyas en las personas más experimentadas.


Al final, los eventos deportivos, además de que permiten incentivar y fomentar el deporte, representan un esparcimiento saludable y pueden (y deben) generar beneficios económicos a sus organizadores.


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